RANCANGAN SOP DALAM MENUNJANG SISTEM KEARSIPAN DI KELURAHAN LASIANA, KECAMATAN KELAPA LIMA, KOTA KUPANG

Abstract

Masalah pengelolaan kearsipan tidak hanya menjadi milik organisasi besar saja, melainkan juga organisasi kecil, seperti organisasi tingkat pemerintah desa maupun kelurahan yang memiliki tanggung jawab pelayanan kepada warga masyarakatnya yang semakin hari semakin banyak kegiatannya. Saat ini semakin dipermudah pengelolaannya manakala instansi tersebut menggunakan standar operational prosedur (SOP) sebagai pedoman kerja bagi seluruh kegiatan di instansi tersebut yang dibantu dengan aplikasi yang ada di komputer. Keberhasilan dari pelaksanaan atau implementasi SOP dapat terwujud jika didukung dengan sumber daya manusia (SDM) yang handal, kompeten, terampil dan terlatih dalam bidang kearsipan, serta didukung pula dengan kebijakan instansi tersebut. Kegiatan kearsipan di Kelurahan Lasiana, Kecamatan Kelapa Lima, Kota Kupang dikelola bagian staf yang berwenang memegang peranan yang sangat penting dalam menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua arsip yang disimpan di kelurahan Lasiana berupa kumpulan dokumen yang tercetak dan hardfile yang kurang tertata dengan baik, sehingga dapat mengakibatkan pemborosan tempat penyimpanan arsip. Hal tersebut dibuktikan dengan ditemukannya beberapa arsip yang belum disusun kedalam ordner khusus, juga tidak diletakkan didalam lemari arsip yang kelihatan berantakan dan tidak indah. Hal tersebut mengakibatkan ketidakteraturannya penataan arsip yang dapat berdampak pada kesulitan menemukan kembali arsip yang dibutuhkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk untuk mengetahui bagaimanakah rancangan SOP yang tepat dalam menunjang sistem kearsipan di Kelurahan Lasiana, Kecamatan Kelapa Lima, Kota Kupang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan studi kasus yang bersifat kualitatif dekriptif yaitu menyelidiki fakta-fakta nyata dan telah tersedia pada obyek penelitian. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. SOP sistem pengelolaan arsip pada tahapan input, tahapan pemrosesan, serta tahap penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Sedangkan Kegiatan pengarsipan meliputi kegiatan penciptaan arsip, kegiatan penyimpanan arsip dan temu kembali, kegiatan penyelamatan dan kegiatan penyusutan.